Przedstawiając dokumenty zagranicznym urzędom, często konieczne jest nie tylko ich przetłumaczenie, ale także uzyskanie klauzuli apostille lub ich legalizacja. Na czym polegają te procedury i kiedy należy wykonać apostille, a kiedy legalizację dokumentów?

Czym jest i na czym polega apostille?

W 1961 roku podpisana została konwencja haska, która zniosła między jej stronami konieczność legalizowania dokumentów urzędowych w celu posługiwania się nimi za granicami danego kraju. W państwach tych potwierdzeniem legalności dokumentów jest klauzula apostille.

W Polsce apostille można uzyskać w Dziale Legalizacji Ministerstwa Spraw Zagranicznych drogą korespondencyjną, osobiście lub z pomocą pośrednika. Do apostille należy przygotować dokumenty, które będą poświadczane, a także dowód wniesienia opłaty skarbowej za przygotowanie apostille.

Czym jest i na czym polega legalizacja dokumentów?

Legalizacja to poświadczenie, że dokument pochodzi z właściwego urzędu — jest autentyczny. Dzięki temu można posługiwać się nim za granicą. Jest to urzędowe poświadczenie autentyczności dokumentów. Legalizacji dokonuje się, gdy przedkładamy dokumenty w państwie, które nie jest stroną konwencji haskiej. Legalizacji podlegają m.in. takie dokumenty jak: akty notarialne, uprawnienia zawodowe, wydruki z rejestrów CEIDG czy KRS, wyroki sądowe czy akty urodzenia. W praktyce legalizacja pozwala na poświadczenie każdego dokumentu wydanego przez polski organ.

Procedura legalizacji dokumentów jest zbliżona do procedury uzyskania klauzuli apostille. Aby zalegalizować dokumenty, konieczne jest złożenie stosownego wniosku oraz wniesienie opłaty skarbowej. Wniosek można pobrać na stronie MSZ.

Istotne jest jednak to, że dokumenty po legalizacji w Ministerstwie Spraw Zagranicznych muszą być dodatkowo poddane legalizacji w przedstawicielstwie dyplomatycznym albo urzędzie konsularnym danego państwa obcego na terytorium Polski. Oznacza to, że proces legalizacji dokumentów należy wykonać zarówno w polskim MSZ, jak i w przedstawicielstwie dyplomatycznym państwa, w którym dokument będzie przedkładany. Legalizacja jest więc procedurą dłuższą i bardziej złożoną.

Podsumowanie – kiedy apostille, a kiedy legalizacja dokumentów?

Wszystko zależy od tego, czy państwo w którym polski dokument zamierzamy przedkładać jest stroną konwencji haskiej czy też nie.

Jeżeli docelowy kraj znajduje się na liście państw-stron konwencji haskiej, wówczas wystarczy klauzula apostille.

Jeżeli państwo odbiorca naszego dokumentu nie jest stroną Konwencji Haskiej, wówczas wymagana jest pełna legalizacja dokumentu w polskim Ministerstwie Spraw Zagranicznych, a następnie w placówce konsularnej państwa docelowego z uwzględnieniem jego procedur.

Aktualny wykaz państw stron Konwencji haskiej z 1961 r. jest dostępny na stronie internetowej https://www.hcch.net/en/instruments/conventions/status-table/?cid=41 lub w Referacie ds. Legalizacji MSZ.

Oczywiście podobnie rzecz się ma z dokumentami zagranicznymi, które pragniemy przedłożyć w Polsce z tą jedynie różnicą, że wówczas apostille należy uzyskać od organu państwa, w którym wystawiono dokument. W przypadku państwa, które nie jest strona konwencji haskiej należy najpierw wystąpić o legalizację przez odpowiedni urząd tego państwa, a następnie przez polską placówkę dyplomatyczną / sekcję konsularną w tym państwie.

O czym należy pamiętać

Różne kraje i instytucje mają różne wymagania. Zawsze dobrze jest sprawdzić szczegółowe wymogi. Na przykład, czy legalizacja bądź apostille wymagane są na dokumencie oryginalnym czy na tłumaczeniu poświadczonym tego dokumentu. Zdarza się, że na obu z nich. Czy wymagane jest podpięcie kopii lub oryginału dokumentu do tłumaczenia, itp.

Chętnie służymy naszym doświadczeniem w tym zakresie i wszelką pomocą w związku z procedurą legalizacji.